Efficacité personnelle

Stop aux interruptions, gagnez en concentration !

By 04/17/2014 octobre 14th, 2019 No Comments

Avez-vous l’impression de ne pas avancer dans vos projets ? La sensation d’avoir votre attention éparpillée en permanence ? Je vous propose une série d’articles pour plus de productivité, pour vous aider à booster votre concentration et votre efficacité personnelle. Le thème d’aujourd’hui : mieux gérer le téléphone et les emails.

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Optimisez vos appels téléphoniques pour plus de productivité

Première distraction et non des moindres : votre téléphone. Savez-vous couper votre portable pendant deux heures au minimum ? Si oui : bravo !!! Mais je pense que vous devez être rares 😀 Pour les autres, réfléchissez à quelques occasions où vous avez été obligé de couper votre portable : avion ? sieste ? réunion ? Pensez-vous que vous isoler pendant deux ou trois heures par jour vous portera préjudice ? Si vous pensez que cela vous permettra de terminer tel dossier, cela ne vaudrait-il pas le coup ?

Je vous encourage à tester des périodes de travail en coupant votre sonnerie de portable pour plus de productivité. Vous ne travaillez pas seul, vous êtes en équipe et les “vraies” urgences sont très très très rares. Développez l’esprit d’initiative de vos collaborateurs. Si besoin, vous pouvez mettre en place des démarches écrites “en cas de…” pour qu’ils soient encore plus autonomes.

Laissez vos appels basculer sur votre répondeur, vous rappellerez quand vous l’aurez décidé. Restez concentré. Il est plus efficace de prévoir des temps d’appels dans votre agenda, plutôt que de répondre à tous les appels, qui perturbent vos tâches en cours.
Cela peut paraître un peu radical comme solution, mais adaptez-là à votre mode de travail, testez, testez, et testez encore jusqu’à ce que vous trouviez un moyen de cohabitation avec votre téléphone. C’est vous qui le gérez et non l’inverse.

Libérez vous de votre messagerie électronique

Etes-vous addict à votre messagerie électronique ? Combien de fois par jour relevez-vous vos emails, professionnels comme personnels ? Certainement plus de 2 fois pour la plupart d’entre nous. Mais croyez-vous réellement que cela est utile ? Si quelqu’un vous envoie un email, cela concerne une information ou une action qui peut être probablement retardée de deux heures sans peine.

Quelques règles de base

Il existe des règles pour mieux gérer ses emails. J’ai choisi d’en appliquer quelques-unes qui ne me semblaient pas trop contraignantes mais permettaient de réellement optimiser ma manière de travailler et mieux me concentrer. Vous trouverez d’autres exemples de gestion de votre messagerie électronique sur Internet, voici ceux que je vous propose :

  • Ne consultez votre messagerie électronique que 2 fois par jour, à un horaire précis que vous définissez. Par exemple, je ne relève mes messages qu’à 10h30 ou 11h, puis à 16h. Avant 10h30, je travaille sur les tâches prioritaires de ma journée, sans être perturbée par des nouvelles (bonnes ou surtout mauvaises) qui pourraient gêner ma concentration. A 16h, j’ai (normalement !) fini le gros de ma journée et je vérifie mes emails avant d’aller chercher mes enfants à l’école.
  • Traitez vos emails dès que vous les lisez :

# fournit une information : archivez-la ou supprimez-la après lecture immédiate
# demande d’une action courte (moins de 5 minutes) : traitez-la immédiatement
# s’il nécessite un traitement plus long : intégrez cette tâche dans votre agenda ou votre liste de tâches

  • Votre boîte de réception doit être constamment vidée. Après lecture de votre messagerie, vous devez avoir agi sur chaque message de votre boîte de réception : ajout à une to-do-list, archivage ou suppression. Avec une boîte de réception vide, vous gagnerez en sérénité, car vous n’aurez plus sous les yeux toutes les actions pour lesquelles on vous sollicite : elles seront organisées dans votre agenda ou liste de tâches pour action.

Archiver

Pour archiver vos messages, deux possibilités de classements s’offrent à vous :

  • soit vous avez un bon moteur de recherche dans votre gestionnaire d’emails, vous pouvez alors privilégier l’archivage par date (2013/07 par exemple pour les mails datés de juillet 2013)
  • soit vous préférez créer des dossiers thématiques (Clients, Fournisseurs, Salariés, Projets en cours, etc.) dans lesquels vous allez déplacer vos messages. 

Attention de ne pas dépasser deux niveaux de classement, sinon vous allez vous perdre dans votre organisation. Peut-être que votre intitulé de dossier n’est pas optimal.

Les emails au quotidien

La gestion de vos emails (classement ou suppression) doit être réalisée quotidiennement pour ne pas se laisser déborder. Soyez vigilant également aux newsletters auxquelles vous êtes abonné : sont-elles vraiment pertinentes pour vous ? vous donnent-elles des informations à jour ? vous apportent-elles une vraie valeur ajoutée ? Si vous répondez non à l’une de ces questions, peut-être est-ce le moment de vous désabonner des news inutiles pour limiter l’arrivée toujours plus massive d’emails dans votre messagerie. Parfois, le tri est difficile, mais certaines newsletters vous donnent-elles des informations redondantes ? Si vous deviez n’en garder que 5, lesquelles choisiriez-vous ?

Ce tri dans vos abonnements doit être réalisé régulièrement, une ou deux fois par an au minimum.

Ne vous sentez-vous pas plus serein après avoir lu cet article ? Un peu, quand même. Alors imaginez la sérénité que vous gagneriez à mettre tout ça en pratique ! Allez hop, ne repoussez pas à demain sinon vous ne sauterez jamais le pas, il faut commencer dès maintenant. J’attends vos retours dans les commentaires !

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