Par où commencer

Rétro-planning d’ouverture en 8 étapes

By 03/11/2014 novembre 1st, 2016 15 Comments

Ouvrir une micro-crèche implique de nombreuses démarches à réaliser, dans un certain ordre. Quand on commence, on ne sait jamais par où commencer, on est un peu perdu dans la liste des documents à fournir, et à qui, pourquoi, etc. C’est pourquoi il est nécessaire d’être bien organisé et de savoir où l’on va. Cela passe par la réalisation d’un planning d’ouverture, ou rétroplanning.


Vous trouverez ci-dessous une proposition d’ordre des actions à effectuer. Elle est basée sur mon expérience et m’a permis d’ouvrir ma crèche en 9 mois. J’espère vous faire gagner beaucoup de temps et de “nœuds au cerveau” !

Attention : certaines étapes peuvent/doivent être réalisées simultanément et avancer conjointement.Planning d'ouverture My Micro-crèche

 

Planning d’ouverture : Etape 1

Cette première étape est primordiale car elle va poser les bases de votre projet. Prenez bien le temps de faire ces démarches.

– Définir les grandes lignes de son projet : valeurs, présentation orale de 2 minutes du projet
– Identifier ses interlocuteurs : Conseil Général (CG), PMI (Protection Maternelle et Infantile), CAF (Caisse d’Allocations Familiales), MSA (Mutualité sociale agricole)
– Définir le statut juridique de la micro-crèche : association, entreprise privée, collectivité, etc.

Délivrables : Charte (valeurs), carnet d’adresses, ébauche du projet d’établissement

Etape 2

Il s’agit d’aborder l’étude de marché. Elle permet de mieux connaître votre secteur au niveau local : concurrence, demandes des familles, etc. Elle est en général réalisée par un sondage sur le terrain et parfois via Internet. Les résultats seront à rédiger pour le projet social à remettre au Conseil Général, la mairie et la CAF/MSA.
Délivrables : Commune d’implantation, Carte de la concurrence, sondage + résultats détaillés, Site internet, Flyers

Projet social bannière My Micro-Crèche

Etape 3

Ensuite vient l’ébauche du Budget : il vous sera demandé principalement un tableau de résultats prévisionnels sur 3 ans, un tableau de trésorerie de la 1ère année, ainsi qu’un plan de financement. A moins d’être calé en comptabilité (et encore, car une relecture est toujours appréciable), il est indispensable de se faire conseiller (expert-comptable, banquier), et d’être à l’écoute des attentes des interlocuteurs (quels points intéressent le CG, la banque, etc.).

Le budget ne pourra être terminé que lorsque le local sera identifié (cautions, travaux à envisager, aménagements possibles, etc.)

Ébauche des délivrables : Liste des achats, investissements, salaires, tarifs clients, montant du prêt à négocier

A ce stade, vous pouvez également identifier les aides financières possibles et les conditions d’admissibilité.

Délivrables : liste des aides à solliciter (récupérer les dossiers), choix d’une banque pour le prêt

Etape 4

Le local est l’étape suivante. Attention, une fois le local identifié, vous devrez signer un bail si vous ne voulez pas qu'”il vous file entre les doigts”, aussi un compte à rebours est lancé à ce moment-là pour l’ouverture de la crèche.
Local : recherche, négociation, accord préalable de la PMI
Cette étape inclut la recherche du local, jusqu’à la signature du bail. Entre temps, il faut penser à obtenir un accord de principe du CG et du SDIS (Service Départemental d’Incendie et de Secours) pour le local identifié.
Une fois que vous avez trouvé votre local, vous pouvez procéder au montage des dossiers ERP (Etablissements recevant du public) et d’accessibilité auprès du service Urbanisme de votre commune.
Délivrables : Bail, ERP, Budget mis à jour (achats et travaux adaptés au local))

Etape 5

Vous avez votre projet d’établissement, votre budget, vos partenaires et votre local, vous pouvez passer aux demandes d’aides financières auprès des organismes que vous avez identifié plus haut. Attention: certaines demandes doivent se faire avant tout achat, sur devis exclusivement.
Il est également temps de vous pencher sur le recrutement de votre équipe.
Délivrables : Future équipe identifiée

Etape 6

Vous pouvez réaliser la création juridique de votre société ou association. Une fois que la crèche existe juridiquement parlant, vous êtes autorisé à faire de la publicité : allez hop ! c’est parti pour les pré-inscriptions !
Pensez à terminer votre dossier pour le CG et déposez votre demande d’agrément d’ouverture.
Par ailleurs, c’est aussi le bon moment de faire ouvrir votre compte bancaire professionnel et de signer une demande de prêt bancaire.
Délivrables : K-bis, prêt bancaire, dossier de demande d’agrément

Etape 7

C’est presque fini ! Votre crèche va prendre vie dans cette étape : faire réaliser les travaux si besoin puis procéder aux achats et à l’aménagement des locaux.
Pensez bien à la visite de conformité de la PMI avant l’ouverture.
Délivrables : local aménagé et déclaré apte par le CG

Etape 8

Finaliser les contrats de travail et les contrats d’accueil une fois l’agrément obtenu.
OUVERTURE !

N’hésitez pas à consulter les articles plus spécifiques pour chaque étape.

Remarque : selon les départements, il peut s’ajouter parfois une présentation au CG devant les différents acteurs (CAF, Mairie, CG). C’est souvent une action résiduelle de la démarche du temps où les micro-crèches étaient au stade d’expérimentation.

Mon conseil

Chaque projet est unique et les étapes du planning peuvent être agencées d’autres manières que celles présentées ci-dessus. Enfin, cet article permet surtout un aperçu des actions à réaliser dans un dossier, mais n’est en aucun cas exhaustif.

15 Comments

  • emilie dit :

    Toutes les étapes sont bien décrites en effet, mais justement
    dans l’étape 1 vous dites:
    definir les grandes lignes: qu’appelez vous les grandes lignes? les valeurs?
    Comment avez vous fait pour définir (pour choisir) le statut juridique?

    Pour l’étape 2: l’étude de marché, je sais que c’est une étape très importante: Dois t-on demander à la mairie avant d’administrer des questionnaire aux familles? Je voulais aller dans les écoles de la communes et donner ses questionnaires au directeur pour qu’ils les donnent aux ainés des familles dans leur cahier de correspondance? Dois je demander l’autorisation? Comment puis je faire autrement pour donner les questionnaires aux familles?
    Que met on dans le projet social?

    Pour l’étape 3: Comment fait on un tableau de résultats prévisionnels sur 3 ans? un tableau de trésorerie de la première année? un plan de financement Sur quel données se basent t-on?ma mère est comptable peut-elle me faire celà?
    Lorsqu’on n’a trouvé un local, est il impératif pour la banque d’avoir un dossier tout prêt du projet à présenter au banquier? Que met -on dans se dossier? Comment avez vous fait pour votre local? une maison et des travaux? Combien de budget faut il déjà avoir?

    Pour l’étape 4: il faut d’abord l’accord de la PMI avant de signer pour son local? Qu’est ce qu’un accord de principe?

    Pour l’étape 5: certaines demandes doivent se faire avant tout achat quel demande puis je faire avant tout achat?

    Etape 6: Que doit on mettre dans le dossier pour le conseil général? Le prêt bancaire ne se fait pas lorsqu’on rencontre le banquier?

    Je ne sais pas ce que veut dire “dérivable” vous mettez ce mot a la fin de chaque étape avec une liste de documents

  • Cynthia dit :

    Bonjour Emilie 🙂
    Alors :
    1/ Est ce que votre crèche sera bilingue, bio, tournée vers le handicap, à horaires atypiques, etc. Ce sont les valeurs de votre crèche. Pour choisir le statut juridique, je vous conseille de vous rapprocher de la Chambre de Commerce par exemple ou d’un comptable, tout dépend de votre situation personnelle, de vos attentes, du nombre d’associés, etc.
    2/ Vous pouvez demander l’accord à la mairie pour faire une enquête mais ce n’est pas indispensable. Pour tout ce qui touche l’intérieur de l’école, cela dépend de l’Education Nationale, donc demandez aux chefs d’établissement. Moi, ils avaient refusé. J’ai tracté devant l’école qui est un lieu public. A l’Ecole Privée, la directrice a accepté de mettre une affiche. C’est au cas par cas, voyez aussi avec les entreprises qui voudraient bien récupérer des questionnaires, mais pour avoir beaucoup de résultats, il vaut mieux chausser des baskets et poser les questions aux passants ! J’avais également fait passé mon enquête par mon site Internet.
    3/ Un comptable serait le plus à même de vous expliquer toute la partie financière, mais d’autres articles sont prévus à paraître sur ce sujet dans le blog. Pour la banque, il faut amener un maximum de documents justifiant du sérieux de votre projet (dont étude de marché). Le 1er RDV sert avant tout à juger de votre capacité à mener un tel projet et une telle entreprise. La banque et vous, c’est une relation de confiance. Soyez sûre de vous, de votre succès à venir, posez des questions…
    Je vous déconseille de prendre un local – sans accord préalable (de principe) de la PMI sur votre projet et votre local – sans savoir si la banque vous suit. Au moment où vous signez pour le local, soyez sûre que vous avez des feux verts partout. L’idéal est une maison de plain-pied de 100m² avec 2 chambres. Un appartement au 1er étage avec asc peut être aussi accepté, mais c’est votre Conseil Général qui vous dira ce qu’ils peuvent accepter. Le budget dépend complètement du local (béton brut ou peintures faites, des aménagements à faire pour l’accessibilité, etc.)
    Il faut calculer le tital de ce qui est à payer, vous pouvez faire un emprunt et n’oubliez pas que la banque demande à ce que vous ameniez 20 à 30 % du montant du prêt. Renseignez vous auprès de votre conseiller.
    4/ Il vaut mieux que la PMI soit venue visiter ou ai approuvée les plans (même oralement) avant toute signature. Au final, si le local ne leur convient pas, ils ne valideront pas le dossier et vous aurez un local sur les bras.
    5/ Le dossier de demande d’aide à l’investissement CAF doit être fait avec tous les devis mais avant tout début de travaux et d’aménagement. En gros, vous pouvez préparer toutes vos commandes, mais vous ne validerez tout qu’une fois que la CAF a accepté (ou refusé) votre dossier, si vous souhaitez faire une demande d’aide à la CAF bien sûr.
    6/ Pour le Conseil Général, il faut leur demander la liste des pièces à fournir, vous en avez un aperçu sur l’article Dossier Conseil Général. Le prêt bancaire se fera après plusieurs RDV avec le banquier. En gros, j’ai ouvert en septembre et mon prêt a été libéré mi-juillet (un peu court pour les commandes, certaines demandent jusqu’à 2 mois !) à la création de ma société.

    Délivrables : ce sont les documents ou informations qui vont résulter de cette étape. Exemple de l’étude de marché : vous allez rencontrer du monde (carnet d’adresses de parents intéressés, d’Elus, etc.) mais l’aboutissement de cette étape c’est aussi votre rapport d’étude de marché, document écrit. J’espère être claire !

  • Camille dit :

    Bonjour,
    Avant tout votre blog est très pertinent! j l utilise pour mieux appréhender et pr mieux comprendre les enjeux d une création d’une micro crèche. Je vous remercie pour l aide apportée car vos conseils sont riches et généreux. J ai une question. J suis entrain de faire mon étude de marche. Combien de personnes dois je interroger pour que mon etude de marche soit efficace et juste? Merci:)

    • Cynthia dit :

      Bonjour Camille,
      En général, il est demandé une centaine de réponses.
      Merci pour vos encouragements ! Bon courage à vous.

  • Chailaa dit :

    Vous êtes formidable , un blog tres fourni . Merci pour tous

  • bourguignon dit :

    bonjour, j’ai trouvé une maison (acheter) avec une habitation et un sous sol de 117 m2 (idéal micro crèche). Si je choisis un statut d’association, la micro crèche peut elle me verser un loyer pour couvrir mon crédit?

    • Cynthia dit :

      Bonjour, Oui. En tant que particulier, vous pouvez louer le local à la micro-crèche, qu’elle soit asso ou entreprise.

  • Céline dit :

    Bonjour,

    Tout d’abord un immense merci pour votre blog très complet et qui permet à certaines personnes comme moi de s’y retrouver un petit peu dans toutes ces démarches.

    J’aurais une petite question concernant les interlocuteurs, en ce qui concerne la PMI, la CAF ou encore le CG cela était évident pour moi. Cependant qu’est ce que le MSA et pourquoi faut il avoir à faire à eux.

    Merci d’avance

    • Cynthia dit :

      Bonjour Céline,
      Certaines familles (en fonction de leur profession) ne sont pas rattachées à la CAF mais à la MSA qui joue un rôle similaire. C’est la sécurité sociale agricole, qui s’occupe également des prestations familiales. Normalement vous n’avez pas de démarches à faire avec eux, montez votre dossier en partenariat avec la CAF. Ce sont plutôt les familles qui seront accueillies à la micro-crèche qui pourraient être rattachées à la MSA. Vous verrez en temps utile si besoin.

  • Céline dit :

    Bonjour Cynthia,

    Avant tout, merci d’avoir pris le temps de me répondre !!

    J’ai une question peut etre stupide mais je n’arrive pas à comprendre…

    Voilà je veux ouvrir une micro crèche privée, c’est à dire que les familles payeront à l’heure l’accueil de leurs enfants. C’est pourquoi, je me demande si je dois me rapprocher de la CAF sachant que je n’aurais aucune aide je suppose… Je vous avoue qu’avec la CAF cela est très compliqué pour moi de m’y retrouver (déjà en perso alors imaginez en pro mdr)

    Merci d’avance et bonne soirée 🙂

    • Cynthia dit :

      Bonjour Céline

      En tant que gestionnaire privé fonctionnant avec la PAJE, vous n’avez pas de lien financier avec la CAF, en effet.
      Mais si vous avez monté votre projet avec la CAF, votre crèche sera éligible à l’aide CMG PAJE et les familles que vous accueillerez pourront bénéficier de cette aide auprès de la CAF, ce qui n’est pas négligeable et même indispensable pour la pérennité de la micro-crèche.
      Bonne journée ! 🙂

  • Céline dit :

    Bonjour Cynthia,

    Infiniment merci pour vos réponses et l’aide que vous venez de m’apporter.

    Bonne journée 🙂

  • Céline dit :

    Bonjour Cynthia,

    Alors voilà je suis à la partie des potentiels planning pour les professionnels. Mais les nœuds au cerveau se font ressentir…
    Voilà l’ouverture est de 7h00 à 19h00 avec l’accueil des parents de 7h00 à 9h00 et de 17h00 à 19h00.
    Il faut donc trois professionnels de 9h00 à 17h00 en permanence sachant que l’équipe se composera d’un EJE, de deux CAP et de moi meme (ES + gestionnaire)

    Une question me taraude de ce fait, puis-je imposer aux professionnels de prendre 30 minutes / 1 heure de pause mais tout en restant sur le secteur ?
    Je n’ai pas encore les locaux mais j’imagine bien une salle de repos pour les professionnels en vitres miroirs occultants évidemment afin que les enfants ne puissent pas voir les professionnels mais que le professionnel oui.

    D’un point de vue légal est ce possible ?

    Merci d’avance

  • sali dit :

    bonjour, je vous remercie pour toutes ces informations , je voudrai créé une micro crèche mais je ne sais pas par ou commencer et j’ai peur de coter finance car pour le moment je travail dans une école maternelle.

    • Cynthia dit :

      Bonjour Sali
      Commencez par une étude de besoin pour cerner où vous pouvez implanter votre micro-crèche. Une fois que vous aurez défini ça, travaillez sur un budget prévisionnel pour voir si vous êtes capable de soutenir ce projet financièrement. C’est le seul moyen de savoir si vous pourrez mener votre projet au bout 🙂
      Bon courage

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